איך לתכנן אירוע עסקי בצורה הטובה ביותר?

אם הוטלה עליכם המשימה לתכנן אירוע עסקי, סביר להניח שכבר הבנתם שיש לא מעט החלטות שאתם נדרשים לקבל בדרך לאירוע המושלם, על מנת שיתנהל על פי התוכנית ושיגשים את המטרה שלשמה הוא הופק. העובדה שדבר אינו מובטח באירועים עסקיים, להבדיל מאירועים משפחתיים בהם ה"נוסחה" פחות או יותר ידועה, מגדילה את המורכבות אך גם מאפשרת ליצור אירוע ייחודי ואיכותי עם תכנון מושכל. איך עושים את זה נכון?

ההחלטות הראשוניות שצריך לקבל

כל תכנון של אירוע מתחיל מהתקציב אותו מוחלט להשקיע בו, פועל יוצא של מטרות האירוע אך גם של מאפייני החברה עצמה: עם כל הכבוד לאירועים העסקיים, אין זה מומלץ תמיד להוציא על אירוע את כל ההכנסות השנתיות של החברה. נדרש לחשוב מהי מטרת האירוע ובהתאם לכך להתחיל לחשוב לא רק על התקציב, אלא גם על מה שהוא מאפשר. הדרך הנכונה לעשות זאת היא להגדיר לוח זמנים של האירוע ולחלק אותו לפרמטרים שונים: למשל, אנשי המקצוע שיהיו אחראיים על כל היבט והיבט.

בגדר חובה: השכרת ציוד לאירועים

על מנת לערוך אירוע, בלי קשר לגודלו או ללוח הזמנים שלו, נדרש כמעט תמיד ציוד מסוגים שונים. כאשר לחברה אין תשתיות מסוג מתאים באופן עצמאי, כפי שקורה בחלק הארי של המקרים, הרי שהפתרון הנוח והמשתלם ביותר הוא לשכור אותם עבור האירוע – ועבורו בלבד. בדרך זו אפשר לחסוך הון תועפות בהשוואה לאפשרות של רכישת הציוד, כשהחברות הפועלות בתחום מציעות פתרונות מתקדמים ואיכותיים, לעיתים עם התקנה של המוצרים בשטח.

כאשר נתכנן אירוע עסקי לעובדים, עלינו לחשוב על כל הפרמטרים שמשפיעים על האירוע. את ההחלטות לגבי הציוד הספציפי צריך לקחת על פי מיקום האירוע, כאשר באירועים הנערכים בחיק הטבע – ולא מעט אירועים עסקיים עונים על ההגדרה הזו – הצטיידות בגנרטור חשמלי ובפתרונות תאורה חשמליים נראית מובנת מאליה. עקב העובדה שרוב האירועים כוללים "תכנית אומנותית" כלשהי, לרבות הופעה, הרצאה או מוזיקת רקע – נדרש לחשוב גם על רמקולים ועל ציוד הגברה משלים. אירועים אשר אחת המטרות שלהם היא "לעשות שמח" ולגבש את העובדים יכולים לכלול גם ציוד קריוקי, אחד הלהיטים החמים בתחום האירועים בישראל בשנים האחרונות.
תכנון אירוע מצריך, אם כך, התייחסות מיוחדת דווקא לפרטים הקטנים, שהחשיבות שלהם מכרעת. ריהוט משלים, דוגמת שולחנות או כסאות, הוא גורם נוסף שחובה לקחת בחשבון. כדי לדאוג לאורחים מבחינה קולינרית אפשר להזמין חברת קייטרינג, אך ניתן להזמין גם שירותי בר על סוגיהם: בר וופל בלגי לקינוחים, בר ממתקים (אידיאלי באירועים למשפחות) וכמובן – גם בר אלכוהול.